Frågor och svar om Sydvattens studieresor
Efter en artikel i Sydsvenskan söndagen den 4 februari 2018 har vi fått frågor om våra studieresor och vilken policy som finns för representation. Vi vill här svara på de vanligaste frågorna vi fått.
Utlandsresor sker med tydligt syfte och i de allra flesta fall handlar det om att enstaka medarbetare deltar i branschkonferenser eller sammanhang som har med verksamhetens utveckling att göra. Ungefär en gång per mandatperiod (vart 4:e år) arrangeras en resa för hela styrelsen. Syftet med studieresorna är att styrelsen ska få ökade insikter om hur det går att lösa de utmaningar Sydvatten står inför och kunna ta bra beslut om framtida investeringar.
Frågor och svar om resor
Varför behöver Sydvatten göra utlandsresor?
De flesta av våra utlandsresor handlar om att enstaka medarbetare deltar i branschkonferenser eller sammanhang som har med verksamhetens utveckling att göra.
Sydvatten står inför stora investeringsbeslut de kommande åren. Vårt uppdrag är att lösa vattenbehovet i ett område där befolkningen växer, samtidigt som risken för vattenbrist ökar. En anledning till våra resor är därför att titta på hur andra löst liknande utmaningar. I Sverige har vi haft gott om vatten av god kvalitet och det är först de senaste åren vi har haft stora sjukdomsutbrott, vattenbrist och klimatförändringar som direkt påverkar dricksvattenförsörjningen. Det här är nytt för oss, men många andra länder har arbetat fram system och rutiner kring detta som vi kan lära oss av.
Hur ofta reser ni utomlands?
Vi reser förhållandevis sällan utomlands. De senaste fem åren har det förekommit i genomsnitt tre utlandsresor om året. Majoriteten av dessa är enstaka medarbetare eller en mindre grupp som deltar i en konferens eller samarbeten kring teknisk utveckling.
Vilka är det som gör utlandsresor?
Den vanligaste typen av utlandsresor är när enstaka medarbetare deltar i branschkonferenser eller sammanhang som har med verksamhetens utveckling att göra.
Sydvattens styrelse genomför normalt en studieresa varje mandatperiod, dvs. vart fjärde år. Det övergripande syftet med dessa resor är att följa branschutvecklingen i allmänhet i internationella sammanhang. Vi studerar också särskilt intressanta företeelser såsom anläggningar, organisationer, processer med mera som kan stå som förebild eller på andra sätt ha en positiv inverkan på Sydvattens verksamhet och utveckling.
Sedan 2013 har hela styrelsen, som består av 31 personer gjort en studieresa utomlands. Det var 2017 till Alicante i Spanien. 2013 och 2016 genomförde styrelsen internt seminarium i Köpenhamn.
Varför måste styrelsen åka på utlandsresor?
Syftet med studieresorna är att styrelsen ska få ökade insikter om hur det går att lösa de utmaningar Sydvatten står inför och kunna ta bra beslut om framtida investeringar.
Varför måste hela styrelsen åka med?
I Sydvattens styrelse är alla 16 delägarkommuner representerade, en viktig princip är att alla ges möjlighet att bidra och vara delaktiga i bolagets verksamhet och utveckling. Därför ges alla möjlighet att delta i styrelsens arbete.
Varför genomförde styrelsen studieresan hösten 2017?
Sydvattens styrelse utsågs i maj 2015 och oberoende av valutgången i september så sitter styrelsen till bolagsstämman maj 2019. Den lämpligaste tiden för en studieresa bedömde vi till mitt i styrelsen mandatperiod, dvs. under 2017.
Varför åkte vi till Alicante?
Det grundläggande syftet med studieresan till Alicante var att studera hur vattenfrågan i sin helhet löses i en region som är beroende av framför allt turism och jordbruk för att kunna existera. Särskilt intressanta frågeställningar är hur man löser utmaningarna med dricksvatten och bevattning i en provins med mycket begränsade lokala vattenförekomster och hur vattenresursen fördelas mellan två konkurrerande intressen: dricksvatten och jordbruk. Just konkurrensen mellan dricksvatten och jordbruk är en fråga vi tror blir viktig för oss inom de kommande åren.
Andra syften med resan var att studera storskalig dricksvattenproduktion genom avsaltning av havsvatten med omvänd osmos samt knyta vetenskapliga kontakter mellan Universitetet i Alicante och vårt forskningsbolag Sweden Water Research.
Varför åkte inte alla hem från Alicante när programmet var över på fredagen utan i stället åkte hem lördagen?
Av säkerhetsskäl delar vi upp styrelse och ledningsgrupp på olika flyg. Det gick bara ett direktflyg på eftermiddagen den 25 augusti och där kunde inte alla åka med. Det fanns andra alternativ med ett eller flera byten den dagen, men då skulle det bli med ett annat flygbolag, vilket skulle ge mycket högre priser då vi inte kunde få ekonomiklass på dessa biljetter. Det som inte framgår i Sydsvenskans artikel är att det blev billigare för Sydvatten att vänta till nästa dag, trots att övernattning inkluderades.
Varför stannade några av er och åt på Kastrup när ni var på väg hem?
Detta stämmer inte. Det är riktigt att där finns en nota som är betald strax efter att vi landat på Kastrup. Men det beror på att vi på grund av ett missförstånd mellan oss och restaurangpersonalen på Kastrup missade att betala en frukostnota. Vi betalade därför denna nota så fort vi kom tillbaka.
Varför bodde några av er på hotell när ni skulle flyga dagen efter?
De personer som skulle flyga tidigt hade behövt åka hemifrån senast vid 3-tiden på morgonen om de inte hade sovit över vid flygplatsen. Vi anser inte att det är något vi kan kräva av våra medarbetare och vår styrelse. Vi tror heller inte att någon som gått upp så tidigt hade kunnat tillgodogöra sig arbetsprogrammet under resten av dagen på ett bra sätt.
Hur kan ni lägga en halv miljon kronor på en studieresa?
På resan deltog 32 personer, vilket gör snittkostnaden till drygt 17 000 kronor per person. Resan har gett styrelsen mycket viktig kunskap om hur problem med vattenbrist och torka kan hanteras. Detta är något som vi behöver kunskap om inför våra stora investeringsbeslut de närmaste åren. Det är viktigt för samarbetet i Sydvatten att alla i styrelsen kan delta.
I Sydvattens styrelse är alla 16 delägarkommuner representerade. En viktig princip är att alla ges möjlighet att bidra och vara delaktiga i bolagets verksamhet och utveckling.
Varför förmånsbeskattas inte deltagarna för resan?
Resan uppfyller de krav på innehåll som gör den till en arbetsresa. Deltagarna har gjort resan som en del i sitt yrkesutövande eller i ett förtroendeuppdrag och därför ska de inte förmånsbeskattas.
Hur ser er resepolicy ut?
Sydvattens resor ska vara så miljövänliga och resurseffektiva som möjligt. Vad gäller flyg bokas ekonomiklass.
Hur ser Sydvattens representationspolicy ut?
Den policy vi har för representation togs första gången 2011 och den har reviderats från 2014. Den har förändrats över tid och anpassats till samhällets syn och normer. Det innebär exempelvis att om alkohol förekommer vid representation bjuds endast på öl och vin. Det är inte tillåtet att bjuda på starksprit för bolagets pengar.
Det primära kravet vid representation är att den har ett omedelbart samband med verksamheten. Kravet gäller både tidpunkten och platsen för representationen och de personer mot vilka representationen riktar sig. Allmänt gäller att all representation ska ske med måtta och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser.
Hur ser Sydvattens alkoholpolicy ut?
Om alkohol förekommer vid representation bjuds endast på öl och vin. Starksprit ska inte förekomma. All representation ska ske med måtta.